We worden veel sneller moe van online-vergaderen: dit kun je daaraan doen

Denk eens na over het verschil hoe jezelf online of live participeert

Scientias J. Kras 5 november 2023

Zit jij ook weleens half te slapen achter je laptop tijdens de zoveelste Zoom-meeting? Dat komt niet door de hoge werkdruk of doordat je toe bent aan koffie. Je wordt écht vermoeider van online-vergaderen dan wanneer je in het echt met je team in de vergaderruimte zit. Dat komt doordat je onderprikkeld bent. 

Dat is een van de belangrijkste resultaten uit een nieuwe studie naar slaperigheid tijdens virtuele werkafspraken. Eerdere onderzoeken stelden juist dat vermoeidheid tijdens en na online-meetings veroorzaakt wordt door mentale overbelasting. Maar wetenschappers van de Aalto University in het Finse Espoo komen dus tot een heel andere conclusie.

Kantoortijgers onder de loep
Ze voerden hun studie uit bij een paar grote bedrijven. “De deelnemers aan ons onderzoek werkten op de R&D-afdelingen (research & development) van twee grote multinationals. In totaal deden er 44 mensen mee aan de studie, van wie 31 mannen en 13 vrouwen met een gemiddelde leeftijd van 38 jaar. Zeventien van hen voerden een managementfunctie uit, 27 waren werkzaam als expert in hun gebied. We hebben 400 digitale werkafspraken onder de loep genomen. Dit waren allemaal R&D-gerelateerde meetings. Ruim de helft van de proefpersonen staat bekend als zeer betrokken bij hun werk”, legt onderzoeker Niina Nurmi van de Aalto University uit aan Scientias.nl.

Betrokkenheid houdt je alert
Vervolgens werd de variatie in hartslag gemeten tijdens de afspraken. “Ik verwachtte dat mensen gestrest zouden zijn tijdens de vergaderingen op afstand, maar het tegendeel bleek het geval. Zeker de mensen die te boek stonden als niet bijster betrokken bij hun werk werden snel suf tijdens de virtuele afspraken”, stelt Nurmi. “We hebben de fysiologische gegevens gecombineerd met vragenlijsten over hun inzet en de wijze waarop de deelnemers naar hun werk kijken. Werknemers die enthousiast en zeer betrokken zijn bij hun werk raken niet of nauwelijks versuft tijdens de online-meetings. Het lukt hen wél om alert te blijven, in tegenstelling tot hun minder betrokken collega’s”, aldus de onderzoeker.

Camera uit, multitasking aan
Daarbij bleek ook het gebruik van de camera van invloed te zijn op hoe saai werknemers het vonden. “Als de camera uit stond tijdens een meeting, kwam de onderprikkeling extra opzetten. Daardoor verschoof de aandacht van de deelnemers naar andere zaken (multitasking), in een poging meer mentale stimulatie te ervaren en hun energieniveau op te krikken”, legt Nurmi uit.

Kort en bondig discussiëren, met beperkte groep
Gelukkig is er wat aan te doen. De Finse hoofdonderzoeker heeft een aantal adviezen om het versufte gevoel tijdens virtuele meetings aan te pakken. “Digitale afspraken met grote groepen mensen zijn niet efficiënt, de deelnemers dutten makkelijk in. Je ziet maar enkele gespreksdeelnemers duidelijk in het scherm, de rest is weggestopt in superkleine hokjes. Dit is onhandig, want het is in deze opzet niet mogelijk om de reacties van mensen te zien.” Ook over de ideale lengte heeft Nurmi duidelijke ideeën. “Een ideale digitale werkafspraak duurt minder dan een half uur. Al na tien minuten worden deelnemers moe, dus houdt het kort en stimuleer discussie.”

Nadien zijn de negatieve effecten van een slecht uitgevoerde digitale vergadering nog steeds te merken. “We hebben ontdekt dat de inactiviteit van de werknemers tijdens een meeting leidt tot moeheid. Ook presteerden de werknemers 21 procent slechter op cognitieve tests die we na de virtuele afspraken afnamen. Het is daarnaast sowieso beter om informatie in tekstvorm door te sturen, dan blijft het veel beter hangen bij de deelnemers.”

Feedback geven en niet naar jezelf staren
Verder moeten deelnemers feedback blijven geven. “Het is lastig om dat op afstand te doen, maar het is wel belangrijk. Knikken, duimpjes uitdelen en andere emoji’s sturen, helpt om de activiteit van deelnemers te verhogen. Ga niet naar jezelf staren tijdens de meeting. Het is beter om de camera aan te houden, maar je eigen beeld te verwijderen van het scherm. En als laatste: als mensen iemand anders op de camera zien multitasken, dan leidt dat erg af en zijn ze geneigd om zelf ook op hun mobiel te gaan kijken, hun mail te checken of andere dingen te gaan doen. Zeker als hun camera uitstaat, worden deelnemers aan een virtuele meeting getriggerd om elders hun vertier te zoeken”, zegt de onderzoeker.

Goed te combineren met een wandeling
Eigenlijk gaan alleen heel geautomatiseerde activiteiten goed samen met een online-vergadering. “Wandelen kan je energieniveau een boost geven en je tegelijk helpen te concentreren op de meeting. Maar het is niet mogelijk om op twee zaken tegelijk te focussen die allebei je cognitieve aandacht vereisen. Dan mis je belangrijke topics in het onlinegesprek. Je moet dan constant switchen in je hoofd, dat is een erg zware opgave voor je brein”, besluit Nurmi.